Le publipostage, c’est quoi?
Selon Wikipedia, le publipostage peut se définir sous la forme suivante:
Le publipostage ou mailing, est la technique de marketing qui consiste à envoyer en nombre des informations ou prospectus publicitaires, par voie postale ou électronique, pour assurer la promotion d’un produit, d’un service ou d’une enseigne. Cette forme de promotion est fréquente dans la vente par correspondance.
Si l’on reprend la définition et que l’on généralise celle-ci, le publipostage permet de générer et/ou d’envoyer du courrier à une liste prédéfinie de personnes.
Nous allons voir comment cette fonctionnalité, qui est bien souvent sous-utilisée, peut permettre de personnaliser des emails, ce que ce soit à des fins marketing ou non.
(S’il vous plait, si le but est de faire du marketing, oubliez mon adresse email 
)
Que faut-il pour faire du publipostage?
Bien peu de choses… Il faut simplement Word. La version présentée ci-dessous est la version 2010 mais il est possible de trouver des fonctionnalités similaires dans les versions précédentes de Word.
Un tab au sein du ruban permet de gérer et de générer tout ce qui est relatif au publipostage.
Comment envoyer du courrier en mode publipostage?
Vu que le but du publipostage est d’envoyer de l’information à une liste prédéfinie de contacts, il est nécessaire soit de créer cette liste, soit d’en utiliser une existante.
Dans la capture précédente, le choix s’est porté sur la création d’une nouvelle liste. Dès lors, il est possible d’ajouter de l’information dans la table ci-dessous.
Cette liste, qui n’est pas stockée dans le fichier Word, pourra être réutilisée. De ce fait, Word nous propose d’enregistrer cette liste dans un fichier .mdb. Les habitués reconnaitront l’extension qui était utilisée par Access dans les versions précédentes. C’est en effet une base Access qui contient ces informations. Cependant, on notera qu’il n’est pas nécessaire d’avoir Access installé sur son poste pour pouvoir bénéficier de ces fonctionnalités. En effet, Word est capable de lire les données présentes dans la base de données directement.
Maintenant, nous avons défini la liste des destinataires. Il ne nous reste plus qu’à créer le template qui sera utilisé comme base pour la génération des emails et/ou des documents. Pour cela, il est nécessaire d’ajouter des champs au sein du document. Cette liste se base sur la liste des champs utilisés pour les contacts.
Bien entendu, il existe des cas où il est nécessaire de différencier le texte en fonction de critères divers (par exemple pour indiquer “Cher Monsieur” ou “Chère Madame” en fonction du sexe de la personne concernée). Ceci est également possible en ajoutant des règles qui se base sur les champs dont nous venons de parler.
Enfin, il ne reste plus qu’à visualiser le résultat. Il est donc possible de voir le rendu pour l’un ou l’autre destinataire. Ceci est très pratique pour vérifier que les cas divers sont bel et bien gérés.
Le document est bel et bien formaté? Il ne reste plus qu’à l’imprimer ou à envoyer les emails correspondants.
Cependant il nous manque quelque chose de primordial pour envoyer des emails: les adresses emails… Celles-ci ont été définies dans la liste de contacts. Il ne reste dès lors plus qu’à indiquer quel est le champs qui contient cette information.
Et voilà, vous venez d’envoyer du courrier à toute une série de documents à des personnes (bien entendu, si il s’agit de courrier papier, il vous faudra le déposer à la poste, Word ne pourra pas le faire pour vous, c’est dommage j’en conviens).
La sélection des contacts
Revenons à la notion de destinataire. La source de données peut être de différents types:
- base de données de contacts
- tableau Excel
- Lien ODBC (cela ne vous parle pas, c’est normal! Il s’agit d’un lien vers une base de données de tout type)
On peut voir cela dans les écrans ci-dessous:
Si la sélection de la source de contacts se porte sur Outlook, dans ce cas, il faudra indiquer la liste de contacts à utiliser.
Enfin, il ne vous reste plus qu’à sélectionner les gens de la liste qui sont ciblés par votre courrier.
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Didier Danse – http://didierdanse.net
Microsoft Most Valuable Professional SharePoint
Devoteam Luxembourg – Devoteam Group