in

didierdanse.net

Site personnel de Didier Danse
Didier Danse's Personnal Website
Microsoft Most Valuable Professional SharePoint

This Blog

Syndication

didierdanse.net - Les news Developpement

March 2011 - Posts

  • Le publipostage, comment ça marche?

    Le publipostage, c’est quoi?

    Selon Wikipedia, le publipostage peut se définir sous la forme suivante:

    Le publipostage ou mailing, est la technique de marketing qui consiste à envoyer en nombre des informations ou prospectus publicitaires, par voie postale ou électronique, pour assurer la promotion d’un produit, d’un service ou d’une enseigne. Cette forme de promotion est fréquente dans la vente par correspondance.

    Si l’on reprend la définition et que l’on généralise celle-ci, le publipostage permet de générer et/ou d’envoyer du courrier à une liste prédéfinie de personnes.

    Nous allons voir comment cette fonctionnalité, qui est bien souvent sous-utilisée, peut permettre de personnaliser des emails, ce que ce soit à des fins marketing ou non.

    (S’il vous plait, si le but est de faire du marketing, oubliez mon adresse email Smile )

    Que faut-il pour faire du publipostage?

    Bien peu de choses… Il faut simplement Word. La version présentée ci-dessous est la version 2010 mais il est possible de trouver des fonctionnalités similaires dans les versions précédentes de Word.

    Un tab au sein du ruban permet de gérer et de générer tout ce qui est relatif au publipostage.

    image

    Comment envoyer du courrier en mode publipostage?

    Vu que le but du publipostage est d’envoyer de l’information à une liste prédéfinie de contacts, il est nécessaire soit de créer cette liste, soit d’en utiliser une existante.

    image

    Dans la capture précédente, le choix s’est porté sur la création d’une nouvelle liste. Dès lors, il est possible d’ajouter de l’information dans la table ci-dessous.

    image

    Cette liste, qui n’est pas stockée dans le fichier Word, pourra être réutilisée. De ce fait, Word nous propose d’enregistrer cette liste dans un fichier .mdb. Les habitués reconnaitront l’extension qui était utilisée par Access dans les versions précédentes. C’est en effet une base Access qui contient ces informations. Cependant, on notera qu’il n’est pas nécessaire d’avoir Access installé sur son poste pour pouvoir bénéficier de ces fonctionnalités. En effet, Word est capable de lire les données présentes dans la base de données directement.

    image

    Maintenant, nous avons défini la liste des destinataires. Il ne nous reste plus qu’à créer le template qui sera utilisé comme base pour la génération des emails et/ou des documents. Pour cela, il est nécessaire d’ajouter des champs au sein du document. Cette liste se base sur la liste des champs utilisés pour les contacts.

    image

    Bien entendu, il existe des cas où il est nécessaire de différencier le texte en fonction de critères divers (par exemple pour indiquer “Cher Monsieur” ou “Chère Madame” en fonction du sexe de la personne concernée).  Ceci est également possible en ajoutant des règles qui se base sur les champs dont nous venons de parler.

    image

    Enfin, il ne reste plus qu’à visualiser le résultat. Il est donc possible de voir le rendu pour l’un ou l’autre destinataire. Ceci est très pratique pour vérifier que les cas divers sont bel et bien gérés.

    image

    Le document est bel et bien formaté? Il ne reste plus qu’à l’imprimer ou à envoyer les emails correspondants.

    image

    Cependant il nous manque quelque chose de primordial pour envoyer des emails: les adresses emails… Celles-ci ont été définies dans la liste de contacts. Il ne reste dès lors plus qu’à indiquer quel est le champs qui contient cette information.

    image

    Et voilà, vous venez d’envoyer du courrier à toute une série de documents à des personnes (bien entendu, si il s’agit de courrier papier, il vous faudra le déposer à la poste, Word ne pourra pas le faire pour vous, c’est dommage j’en conviens).

    La sélection des contacts

    Revenons à la notion de destinataire. La source de données peut être de différents types:

    • base de données de contacts
    • tableau Excel
    • Lien ODBC (cela ne vous parle pas, c’est normal! Il s’agit d’un lien vers une base de données de tout type)

    On peut voir cela dans les écrans ci-dessous:

    image image

    Si la sélection de la source de contacts se porte sur Outlook, dans ce cas, il faudra indiquer la liste de contacts à utiliser.

    image

    Enfin, il ne vous reste plus qu’à sélectionner les gens de la liste qui sont ciblés par votre courrier.

    image

    ____

    Didier Danse – http://didierdanse.net

    Microsoft Most Valuable Professional SharePoint
    Devoteam LuxembourgDevoteam Group

  • SharePoint 2010: Ferme, application web, collection de sites, sites et sous-sites, comment s’y retrouver?

    Post original: SharePoint: Ferme, application web, collection de sites, sites et sous-sites, comment s'y retrouver?

    Par l’aspect évolutif de SharePoint, toute personne amenée à réaliser l’architecture d’une infrastructure SharePoint se retrouve rapidement confrontée à une question importante: Que mettre à quel endroit? Il n’existe pas une réponse ferme et définitive. Par contre, chaque élément cité à des propriétés, des possibilités et des objectifs différents. Reste ainsi à utiliser les bons containers pour le bon contenu…

    Il existe différents types de containers dont les principaux sont:

    • 1a) Ferme SharePoint (SPFarm d’un point de vue développeur)
    • 1b) Applications de service
    • 2) Application web (SPWebApplication)
    • 3) Collection de sites (SPSite)
    • 4) Sites (SPWeb)
    • 4) Sous-sites (SPWeb)

    Principalement la hiérarchie autour de ces quatre premiers éléments (en bleu) répond à des besoins techniques alors que les deux suivants permettent d’organiser de manière purement logique les sites et les données comprises dans ces sites.

    Passons rapidement en revue de quoi est composer une infrastructure SharePoint. Pour plus de détails, rien de tel qu’une petite recherche sur Internet!

    1.A) Ferme SharePoint

    Il s’agit simplement de l’ensemble des serveurs front-end, applicatifs (Shared services), d’indexation ou encore hébergeant les bases de données. Une ferme pourra être déployée à un endroit particulier en fonction des objectifs de cette ferme comme, par exemple, permettre l’accès depuis Internet.

    image

    1.B) Applications de service

    Il s’agit d’un ensemble de services au niveau de la ferme ce qui sous-entend qui est partagé entre différentes applications web et donc sites collections.

    Parmi ces services on retrouve entre autres les notions de:

    • Profil (propriétés du profil, paramètres pour la synchronisation)
    • Recherche (scopes, mappings de propriétés, sources de contenu, …)
    • Excel Services
    • Business Connectivity Services

    image

    Chaque service peut être indépendamment activé sur des serveurs différents. Cette paramétrisation permet dès lors de rendre l’infrastructure SharePoint la plus efficace possible en tenant compte des aspects de sécurité et de disponibilité.

    2) Application web

    Rien d’exceptionnel pour les IT ou les développeurs qui ont déjà pu mettre en place des sites ASP.NET, PHP ou utilisant toute autre technologie puisqu’il s’agit d’une application web tout ce qu’il y a de plus classique avec entre autres:

    • Un site dans IIS
    • Une url particulière
    • Une méthode d’authentification liée à cette application

    image

    On notera également que, dans un contexte SharePoint, une application web aura sa propre base de données (tout du moins lorsqu’il s’agit d’une nouvelle web application puisqu’il est possible d’étendre des applications webs pour donner des paramètres différents permettant ainsi de partager des données au travers de différentes applications web qui proposent des techniques d’authentification différentes).

    Par ailleurs, SharePoint étant basé sur ASP.NET, le code et les mises à jour du web.config (avec le SafeControls pour les initiés) se fera de manière globale pour les différentes collections de sites qu’exposent notre application web. On pourra ainsi utiliser ces différentes web applications pour empêcher certaines opérations (par exemple utiliser un web part) selon la population visée (Intranet, Extranet, Internet, partenaires, …).

    Enfin, une application web est toujours associée à un Shared Services Provider.

    3) Collection de sites

    Une collection de sites est un container virtuel (en ce sens où l’on ne retrouve aucun fichier sur disque comme pour l’application web) et sa définition est stockée dans une base de données de configuration.

    D’un point de vue IT, la collection de sites a plusieurs avantages dont les principaux sont:

    • Quota de données
    • Facilité de maintenance (le backup / restore se fait par défaut au niveau de cette collection)

    image

    Si l’on se place au niveau de la gestion du contenu, on notera que pour chaque collection de site est défini un administrateur. Cet administrateur peut ainsi gérer tout ce qui se trouve dans le site collections, à savoir:

    • Corbeille de second niveau
    • Recherche customisée par site-collection
    • Utilisateurs pour une collection de sites

    Enfin, l’utilisation des collections de sites permet de cataloguer des éléments customisés en fonction de la population qui accèdera à du contenu de cette collection de sites (par département par exemple):

    • Page maître
    • Images
    • Templates de sites et de listes
    • Web parts

    Une collection de sites possède toujours un site racine.

    image

    4) Sites et sous-sites

    Jusque là, nous avons beaucoup parler des ITs, un peu des développeurs mais peu des utilisateurs finaux pourtant moteurs pour tout ce qui est contenu au sein de notre SharePoint.

    A ce niveau nous pourrions ne parler de gestion de contenu. Selon les droits dont ils disposent, les utilisateurs peuvent:

    • Créer des sites
    • Créer des listes
    • Attacher des workflows à des listes
    • Assigner des permissions
    • Restaurer des données supprimées
    • Et bien d’autres choses encore!

    A ce niveau, seul le bon sens et les règles définies par votre entreprise ont de l’importance. Peu importe où se trouve les données, elles seront physiquement stockées au même endroit. Cela ne veut pas pour autant dire que l’on doit placer nos données partout et n’importe comment. Profitez des possibilités de SharePoint comme l’héritage des permissions pour gérer de manière efficace vos sites.

    image

    Il est techniquement possible d’ajouter du code ou des outils de reporting aidant à la gestion mais il ne faut pas négliger la formation des utilisateurs qui recevront les droits de créer des sites.

    Un exemple de hiérarchie de sites:

    • Ferme
      • Application Web 1
        • Collection de sites A (avec le site d’entrée)
          • Site A.1
            • Site A.1.1
            • Site A.1.2
          • Site A.2
            • Collection de sites B (avec le site d’entrée)

              • Site B.1
                • Site B.1.1
                  • Site B.1.1.1
              • Site B.2
      • Application Web 2
        • Collection de sites C (avec le site d’entrée)
          • […]
        • Collection de sites D (avec le site d’entrée)
          • […]

    A vrai dire, il serait encore possible de rédiger sur ce sujet durant des heures mais je pense que ce post permettra déjà à bien des gens d’avoir un aperçu du pourquoi il est important de se renseigner préalablement à la mise en place de votre SharePoint.

More Posts
L'auteur du site ne peut être tenu responsable des dommages que les informations fournies pourraient entraîner. Tout est cependant mis en oeuvre pour éviter tout désagrément.
Powered by Community Server (Non-Commercial Edition), by Telligent Systems