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Urbaniser son système d’information, un mal pour un bien?

Article publié dans le IT Pro Magazine de février 2010

Quelque soit le contexte, l’information est un principe fondamental de la stratégie d’une entreprise. Cette information trouve aisément sa place au sein d’un système d’information à l’aide de classifications diverses et de méthodes pour retrouver aisément celle-ci. Ce dernier est ainsi un outil essentiel pour l’entreprise.

Depuis déjà plusieurs décennies, l’informatique est devenu un outil utilisé pour mettre en place ce système d’information et ainsi stocker des informations sous une forme structurée dans un format électronique permettant de dématérialiser et d’automatiser toute une série d’actions en rapport avec des procédures d’entreprise. Cette automatisation diminue la charge de l’humain en réduisant le nombre de tâches répétitives telles que le calcul des totaux des factures, la recherche d’une adresse ou encore l’échange d’informations entre personnes. Un système d’information, informatisé ou non, doit, pour être utilisé de manière efficace, refléter les processus métiers ainsi que les actions et interactions entre différentes entités. Depuis quelques années, ce système est devenu également la source d’informations utilisée pour aider à la décision.

Lorsque l’on parle d’un système d’information informatisé, on pense généralement base de données, données qui les constituent ou encore le matériel proprement dit. Cependant, il est généralement omis de tenir compte du facteur humain. Nous y consacrerons un paragraphe entier car il est primordial d’en tenir compte pour obtenir un système d’information efficace.

Le système d’information au fil du temps

Au fur et à mesure que le temps passe, l’entreprise s’enrichit de nouvelles applications et de nouvelles fonctionnalités. Selon les fonctionnalités souhaitées ou simplement le choix des intervenants, les technologies utilisées peuvent s’avérer différentes. Le système d’information est ainsi rapidement hétérogène, les solutions et applications ne pouvant malheureusement pas toujours communiquer entre elles.

Chaque jour, de nouveaux besoins fonctionnels ou encore techniques se font sentir. C’est ainsi que, pour répondre à cette demande, il est fréquent de voir de nouvelles couches techniques ou de nouvelles solutions bricolées autour de ces applications afin de remédier aux lacunes de celles-ci. Ces modifications ont pour effet de créer ce que l’on appelle communément l’effet spaghetti, rendant les nouvelles extensions, corrections et interconnexions difficiles.

Par ailleurs, ces problèmes d’extension et d’interconnexion s’accentuent d’autant plus lors de la fusion de deux sociétés ou encore lors de la mise en place de la notion de partenariat avec des acteurs extérieurs à l’entreprise. C’est ainsi qu’il faut malheureusement parfois se résigner à dire que l’informatique est complexe. Généralement, la cause de cette complexité est le manque de connaissance du système d’information. Il est donc important de garder à l’esprit que pour informatiser efficacement un système d’information, celui-ci doit suivre les entités métier, les règles qui lui sont appliquées et enfin les processus dans lesquels ces entités ont un rôle.

Pour tendre vers un système d’information réellement efficace, il est donc conseillé de fréquemment se poser des questions telles que « Quelle est la cible marché de l’entreprise ? », « Comment dois-je bâtir et faire évoluer le système d’information de manière à ce qu’il accompagne la stratégie de l’entreprise ? ».

L’urbanisation

L’urbanisation est un concept plus souvent connu au niveau d’une ville bien que dans ce contexte, il est plus fréquent d’entendre parler d’urbanisme plutôt que d’urbanisation. Le terme urbanisation est quant à lui pratiquement toujours utilisé dans le contexte informatique, mettant l’accent sur la durée importante du processus.

L’urbanisation d’une ville a pour but de réaliser le plan de cette ville, quartier par quartier et ce afin de rendre l’aspect global cohérent, de faciliter et simplifier l’ensemble de la ville mais aussi de faciliter la communication entre ces quartiers. Cette notion peut être appliquée à tout système d’information. Comme pour une ville, cette opération suivra les stratégies et les besoins du point du vue métier.

L’urbanisation doit se faire selon plusieurs étapes. La première étant l’inventaire de l’existant, ce que nous appellerons cartographie. Ensuite, le système devra évoluer pour tendre vers une solution respectant les différents objectifs et contraintes. Mais pour réussir un projet d’urbanisation, il est nécessaire de l’introduire au plus tôt et de progresser petit à petit en mettant tout d’abord en place les échanges entre entités en privilégiant les entités globales puis en entrant dans le détail. L’urbanisation doit être organisée, monitorée et cadrée. Pour cela, il est conseillé de mettre en place un groupe de travail qui veillera à la cohérence du tout.

La cartographie du système d’information

Les décideurs et architectes doivent être au courant du système d’information, cela c’est clair pour bien des gens. Mais il serait également souhaitable que chaque intervenant au sein de ce système en connaissant les fondements de la structure. C’est ce que permet la cartographie du système d’information.

La cartographie doit, idéalement, être la plus complète possible, allant de l’aspect métier aux détails de tous les échanges entre applications au niveau technique.

Le métier

Bien que l’on parle d’un système informatisé d’information, il est primordial de tenir compte de l’aspect métier et des différents acteurs qui tournent autour de celui-ci. Ainsi, il est intéressant de démarrer par la partie métier afin d’y faire apparaitre les processus, les objectifs mais aussi les contraintes telles que le suivi de Sarbanes-Oxley.

L’aspect fonctionnel

Ensuite, on identifiera les différents objets métiers et les fonctions utilisées par ces objets. Ces objets doivent se trouver en lien avec le métier et les processus métier afin d’identifier les référentiels et les différents échanges entre entités.

Les serveurs et applications

Bien entendu, l’aspect technique de l’environnement est important, si bien qu’il faut qualifier l’ensemble de l’architecture du point de vue physique et logique, sans oublier les serveurs de backup. On veillera à adapter l’architecture et les environnements en fonction des contraintes fixées par le métier.

Parmi les applications, on distinguera également les applications généralistes de celles qui sont personnalisées pour l’entreprise. Ces premières proposent de plus en plus de connecteurs, permettant de plus aisément les intégrer dans une architecture orientée services alors que les applications maison devront éventuellement être remaniée.

Enfin, on veillera à faire le lien entre l’architecture physique et l’architecture logicielle afin de mettre en avant les informations nécessaires à chaque application telles que le stockage, les accès et les performances.

La technique

Enfin, l’ensemble des règles de construction doivent être également identifiés. Ces règles peuvent concerner les techniques de développement ou encore l’infrastructure.

Que faire une fois la cartographie effectuée ?

Une fois l’ensemble du système cartographié, il s’agit de planifier l’ensemble des modifications à effectuer pour tendre vers un système cohérent et modulaire correspondant au métier de l’entreprise. D’un point de vue technique, il s’agit dès lors de migrer, en profitant de cette phase pour effectuer du nettoyage ou de la conversion de code tout en consolidant et mutualisant les serveurs afin d’utiliser l’ensemble de son environnement au maximum. On profitera également pour diminuer les couches techniques et mettre en place de la communication entre les différentes applications.

L’interopérabilité entre applications

Nous l’avons vu, il est souhaitable de rendre les applications modulaires et communicantes.

Une Architecture Orientée Services (SOA) permet de mettre en communication différentes applications présentes au sein d’une entreprise au travers de services réutilisables. Les communications depuis et vers des applications s’effectuent selon deux bus : le bus applicatif permettant de faire communiquer les applications entre elles et avec le système et le bus de services utilisé par les utilisateurs au travers de la notion de services.

On parle de SOA lorsque les services respectent la neutralité par rapport au protocole utilisé par le consommateur, le couplage faible entre le fournisseur et le consommateur ainsi que la granularité permettant au consommateur de faire appel à un service sur base d’une définition sans en connaitre l’implémentation. Chacune des applications doit également gérer efficacement l’ensemble des entités qui la compose. On parle dès lors de cohérence forte.

Le facteur humain

Comme nous l’avons dit à plusieurs reprises, un système d’information ne doit pas se limiter à l’aspect technique. L’humain est un élément très important.

Effectivement, l’ordinateur est capable d’effectuer des actions répétitives, ou suivant un processus bien défini, et programmées au préalable. Parmi ces actions, nous pouvons parler de la recherche, du tri ou encore de la génération de statistiques. Quant à l’humain, celui-ci possède quelqu’un chose que l’ordinateur ne possède pas. Il est en effet capable d’analyser et d’interpréter des informations sur base desquelles il prend des décisions.

En contrepartie de cette aide informatique, cela sous-entend que l’entreprise attend de plus en plus de ses employés, ce qui n’est pas toujours pris positivement par ces personnes, ce qui peut amener des réticences et des difficultés lors de l’urbanisation du système d’information. Ainsi, l’aspect humain n’est pas du tout à négliger.

Pour espérer une réussite totale de l’urbanisation, il sera nécessaire à chacun de permettre aux autres employés d’avoir des responsabilités et de travailler au sein de groupes de travail ayant pour objectif d’analyser les processus.

Urbaniser à quel coût ?

Parler d’urbanisation à un décideur provoquera à coup sûr le questionnement suivant : « Quel est le retour sur investissement ? ». Il est vrai que si l’on regarde sur du court terme, le retour est assez faible au vu du nombre d’opérations à effectuer pour tendre vers un système efficace.

En parallèle, il est intéressant de calculer le coût lié à la maintenance des solutions actuelles. La multiplication des solutions a souvent pour conséquence la multiplication des serveurs, des opérations de maintenance ou encore des corrections. Bien que toutes les opérations nécessitent l’appel à des intervenants, les corrections ont cependant le plus fort impact budgétaire puisqu’en plus de consommer du temps, elles fatiguent les intervenants, le tout pour des opérations que l’on peut considérer comme n’étant pas orientées vers le futur.

A l’inverse, la diminution du nombre de serveurs, la diminution de la perte d’information ainsi que la diminution des séances de formation permettent effectivement de diminuer le coût global de l’informatique dans l’entreprise. De plus, de par la réutilisabilité des services exposés, lors de la mise en place d’une nouvelle possibilité, le coût est bien en deçà de ce que serait le coût classique.

Ainsi, si l’on compare le coût d’urbanisation au coût de maintenance, il s’avère que, même pour un nombre de fonctionnalités identiques, l’urbanisation est plus intéressante financièrement pour peu que l’on se fixe des objectifs à moyen terme et que l’on dispose d’un minimum d’argent à investir. Alors prêt ? Cartographiez !

 

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Comments

 

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April 21, 2010 4:43 AM
 

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June 29, 2012 10:51 PM

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