didierdanse.net

SharePoint: How to run a long running operation?

Didier Danse — Mon, 21 Mar 2011 08:45:01 GMT

Sometimes, we need to run long operations using a synchronous mode. As SharePoint is based on a web technology, performing a long operation can be complex without having timeouts and so on. In SharePoint, we have the possibility to declare an operation as a long running operation.

During the operation (or a set of operations), page is displayed with the classic loading logo with your own message (in the following screenshot, values are default ones) :

This can be done using this simple code:

     using (SPLongOperation operation = new SPLongOperation(this.Page))

    {

        operation.LeadingHTML = "Performing operations ...";

        operation.TrailingHTML = "Please wait while the operations are performed.<br/><br/> This can last a few minutes.";

        operation.Begin();

        // Operations that have to be performed

        operation.End(http://yourserver/destinationpage.aspx);

    }

That’s all for today!

____

Didier Danse – http://didierdanse.net

Microsoft Most Valuable Professional SharePoint
Devoteam Luxembourg – Devoteam Group

Le publipostage, comment ça marche?

Didier Danse — Wed, 16 Mar 2011 20:43:18 GMT

Le publipostage, c’est quoi?

Selon Wikipedia, le publipostage peut se définir sous la forme suivante:

Le publipostage ou mailing, est la technique de marketing qui consiste à envoyer en nombre des informations ou prospectus publicitaires, par voie postale ou électronique, pour assurer la promotion d’un produit, d’un service ou d’une enseigne. Cette forme de promotion est fréquente dans la vente par correspondance.

Si l’on reprend la définition et que l’on généralise celle-ci, le publipostage permet de générer et/ou d’envoyer du courrier à une liste prédéfinie de personnes.

Nous allons voir comment cette fonctionnalité, qui est bien souvent sous-utilisée, peut permettre de personnaliser des emails, ce que ce soit à des fins marketing ou non.

(S’il vous plait, si le but est de faire du marketing, oubliez mon adresse email )

Que faut-il pour faire du publipostage?

Bien peu de choses… Il faut simplement Word. La version présentée ci-dessous est la version 2010 mais il est possible de trouver des fonctionnalités similaires dans les versions précédentes de Word.

Un tab au sein du ruban permet de gérer et de générer tout ce qui est relatif au publipostage.

Comment envoyer du courrier en mode publipostage?

Vu que le but du publipostage est d’envoyer de l’information à une liste prédéfinie de contacts, il est nécessaire soit de créer cette liste, soit d’en utiliser une existante.

Dans la capture précédente, le choix s’est porté sur la création d’une nouvelle liste. Dès lors, il est possible d’ajouter de l’information dans la table ci-dessous.

Cette liste, qui n’est pas stockée dans le fichier Word, pourra être réutilisée. De ce fait, Word nous propose d’enregistrer cette liste dans un fichier .mdb. Les habitués reconnaitront l’extension qui était utilisée par Access dans les versions précédentes. C’est en effet une base Access qui contient ces informations. Cependant, on notera qu’il n’est pas nécessaire d’avoir Access installé sur son poste pour pouvoir bénéficier de ces fonctionnalités. En effet, Word est capable de lire les données présentes dans la base de données directement.

Maintenant, nous avons défini la liste des destinataires. Il ne nous reste plus qu’à créer le template qui sera utilisé comme base pour la génération des emails et/ou des documents. Pour cela, il est nécessaire d’ajouter des champs au sein du document. Cette liste se base sur la liste des champs utilisés pour les contacts.

Bien entendu, il existe des cas où il est nécessaire de différencier le texte en fonction de critères divers (par exemple pour indiquer “Cher Monsieur” ou “Chère Madame” en fonction du sexe de la personne concernée). Ceci est également possible en ajoutant des règles qui se base sur les champs dont nous venons de parler.

Enfin, il ne reste plus qu’à visualiser le résultat. Il est donc possible de voir le rendu pour l’un ou l’autre destinataire. Ceci est très pratique pour vérifier que les cas divers sont bel et bien gérés.

Le document est bel et bien formaté? Il ne reste plus qu’à l’imprimer ou à envoyer les emails correspondants.

Cependant il nous manque quelque chose de primordial pour envoyer des emails: les adresses emails… Celles-ci ont été définies dans la liste de contacts. Il ne reste dès lors plus qu’à indiquer quel est le champs qui contient cette information.

Et voilà, vous venez d’envoyer du courrier à toute une série de documents à des personnes (bien entendu, si il s’agit de courrier papier, il vous faudra le déposer à la poste, Word ne pourra pas le faire pour vous, c’est dommage j’en conviens).

La sélection des contacts

Revenons à la notion de destinataire. La source de données peut être de différents types:

base de données de contacts
tableau Excel
Lien ODBC (cela ne vous parle pas, c’est normal! Il s’agit d’un lien vers une base de données de tout type)

On peut voir cela dans les écrans ci-dessous:

Si la sélection de la source de contacts se porte sur Outlook, dans ce cas, il faudra indiquer la liste de contacts à utiliser.

Enfin, il ne vous reste plus qu’à sélectionner les gens de la liste qui sont ciblés par votre courrier.

____

Didier Danse – http://didierdanse.net

Microsoft Most Valuable Professional SharePoint
Devoteam Luxembourg – Devoteam Group

SharePoint 2010: Farm, web application, sites collection, sites and subsites, how to know what to use?

Didier Danse — Sat, 12 Mar 2011 18:02:42 GMT

Original post: SharePoint: Farm, web application, sites collection, sites and subsites, how to know what to use?

Because of the scalability of SharePoint, each one who has to organize a SharePoint infrastructure is quickly set against an important question: What to use and at what time? There isn’t only one answer to this. Each element that composes an complete Infrastrcutre has typical properties and objectives. So we have to use the best container according to objectives and content.

There is some kind of containers. The most important are:

1a) SharePoint Farm (SPFarm from a SharePoint point of view)
1b) Services applications
2) Web Application (SPWebApplication)
3) Sites Collection (SPSite)
4) Sites (SPWeb)
4) Sub sites (SPWeb)

Mainly the first four elements (in blue) are used for technical reasons while the two other ones are used to structure sites and data from a logical point of view.

So have a quick look through elements that are used in a SharePoint infrastructure. For more details, please use the best tool in the developers’ world: Internet.

1.A) SharePoint Farm

A SharePoint farm is a group of front-end servers, applicative servers (Shared Services), indexing servers and database servers. A SharePoint farm can be deployed to a particular location according to objectives (Internet access, geographical localization, …).

1.B) Service applications

This is a set of services that are available at farm level. Because of this, it is shared between the different web applications and site collections.

These services are responsible of:

User Profile (profile properties, synch parameters)
Search (scopes, properties mappings, content sources, …)
Excel Services
Business Data Catalog
…

Each service can be enabled or disabled on each SharePoint servers. This allows SharePoint infrastructure to be the most efficient and met security and availability requirements.

2) Web Application

There is nothing new for ITs or developers that already worked with sites or applications powered by ASP.NET, PHP or all server-side technologies. A web application characteristics are:

A site in IIS
A particular url
A authentication method associated with this web application

We can notice that a web application uses its own database in a SharePoint context (to be more precise, it is the case for new application. There is the possibility to create Web Applications extensions. These extensions can use different parameters that the main web application. We will use this when we want to share data between web applications and use different authentication modes for example).

Furthermore, SharePoint is an ASP.NET application so it uses Web.config files. We will be able to add differents entries according to the objectives of the web application. We will remove some features if the web application is used by partners for example.

Finally, a web application is always associated with a SSP.

3) Sites Collection

A sites collection is a virtual container (there is no physical file as it is the case for previously described elements) and sites collection structure is stored in a configuration database.

Form an IT point of view, sites collection has some advantages. The main advantages are:

Content quota templates
Ease of maintenance (backup / restore is performed by site collection by default)

From a content manager point of view, we will notice that an administrator is defined each site collection. This administrator can manage:

Second level Recycle bin
Customized search
Users of the site collection
…

Lastly, site collections is used to bring customized elements together and shared them with a audience that will access data across this sites collection (per example a department):

Master Pages
Images
Sites and lists Templates
Web parts

There is always a root site in a site collection.

4) Sites and subsites

In the beginning of this post, we told a lot of time of IT guys, a little bit about developers but I didn’t told about about end users even though they are the driving force of SharePoint content.

At this level, everything is related to content management. According to the users permissions, they can:

Create sites
Create lists
Attach workflow to lists
Grant permissions
Restore deleted content
A lot of others operations!

At this level, there is only one important thing to manage and organize data: company best practices and rules. It doesn’t matter where data are logically based, it will be physically stored in the same database. However, data should be spread all around sites and sub-sites. Do not hesitate to use important feature as permissions inheritance. It will help to organize data efficiently.

It is possible to add some code or reporting tools but the most important thing is the end-user and power-user training.

Here is a SharePoint structure example:

Farm
- Web Application 1
  - Sites collection A (with top-level site)
    - Site A.1
      - Site A.1.1
      - Site A.1.2
    - Site A.2
  - Sites collection B (with top-level site)
    - Site B.1
      - Site B.1.1
        
        Site B.1.1.1
    - Site B.2
- Web Application 2
  - Sites collection C (with top-level site)
    - […]
  - Sites collection D (with top-level site)
    - […]

There is a lot things to write about this topic. I hope that you will have an understandable overview of SharePoint infrastructure and also the reasons of getting information from Internet or specialist.

____

Didier Danse – http://didierdanse.net

Microsoft Most Valuable Professional SharePoint
Devoteam Luxembourg – Devoteam Group

SharePoint 2010: Ferme, application web, collection de sites, sites et sous-sites, comment s’y retrouver?

Didier Danse — Sat, 12 Mar 2011 17:07:23 GMT

Post original: SharePoint: Ferme, application web, collection de sites, sites et sous-sites, comment s'y retrouver?

Par l’aspect évolutif de SharePoint, toute personne amenée à réaliser l’architecture d’une infrastructure SharePoint se retrouve rapidement confrontée à une question importante: Que mettre à quel endroit? Il n’existe pas une réponse ferme et définitive. Par contre, chaque élément cité à des propriétés, des possibilités et des objectifs différents. Reste ainsi à utiliser les bons containers pour le bon contenu…

Il existe différents types de containers dont les principaux sont:

1a) Ferme SharePoint (SPFarm d’un point de vue développeur)
1b) Applications de service
2) Application web (SPWebApplication)
3) Collection de sites (SPSite)
4) Sites (SPWeb)
4) Sous-sites (SPWeb)

Principalement la hiérarchie autour de ces quatre premiers éléments (en bleu) répond à des besoins techniques alors que les deux suivants permettent d’organiser de manière purement logique les sites et les données comprises dans ces sites.

Passons rapidement en revue de quoi est composer une infrastructure SharePoint. Pour plus de détails, rien de tel qu’une petite recherche sur Internet!

1.A) Ferme SharePoint

Il s’agit simplement de l’ensemble des serveurs front-end, applicatifs (Shared services), d’indexation ou encore hébergeant les bases de données. Une ferme pourra être déployée à un endroit particulier en fonction des objectifs de cette ferme comme, par exemple, permettre l’accès depuis Internet.

1.B) Applications de service

Il s’agit d’un ensemble de services au niveau de la ferme ce qui sous-entend qui est partagé entre différentes applications web et donc sites collections.

Parmi ces services on retrouve entre autres les notions de:

Profil (propriétés du profil, paramètres pour la synchronisation)
Recherche (scopes, mappings de propriétés, sources de contenu, …)
Excel Services
Business Connectivity Services
…

Chaque service peut être indépendamment activé sur des serveurs différents. Cette paramétrisation permet dès lors de rendre l’infrastructure SharePoint la plus efficace possible en tenant compte des aspects de sécurité et de disponibilité.

2) Application web

Rien d’exceptionnel pour les IT ou les développeurs qui ont déjà pu mettre en place des sites ASP.NET, PHP ou utilisant toute autre technologie puisqu’il s’agit d’une application web tout ce qu’il y a de plus classique avec entre autres:

Un site dans IIS
Une url particulière
Une méthode d’authentification liée à cette application

On notera également que, dans un contexte SharePoint, une application web aura sa propre base de données (tout du moins lorsqu’il s’agit d’une nouvelle web application puisqu’il est possible d’étendre des applications webs pour donner des paramètres différents permettant ainsi de partager des données au travers de différentes applications web qui proposent des techniques d’authentification différentes).

Par ailleurs, SharePoint étant basé sur ASP.NET, le code et les mises à jour du web.config (avec le SafeControls pour les initiés) se fera de manière globale pour les différentes collections de sites qu’exposent notre application web. On pourra ainsi utiliser ces différentes web applications pour empêcher certaines opérations (par exemple utiliser un web part) selon la population visée (Intranet, Extranet, Internet, partenaires, …).

Enfin, une application web est toujours associée à un Shared Services Provider.

3) Collection de sites

Une collection de sites est un container virtuel (en ce sens où l’on ne retrouve aucun fichier sur disque comme pour l’application web) et sa définition est stockée dans une base de données de configuration.

D’un point de vue IT, la collection de sites a plusieurs avantages dont les principaux sont:

Quota de données
Facilité de maintenance (le backup / restore se fait par défaut au niveau de cette collection)

Si l’on se place au niveau de la gestion du contenu, on notera que pour chaque collection de site est défini un administrateur. Cet administrateur peut ainsi gérer tout ce qui se trouve dans le site collections, à savoir:

Corbeille de second niveau
Recherche customisée par site-collection
Utilisateurs pour une collection de sites
…

Enfin, l’utilisation des collections de sites permet de cataloguer des éléments customisés en fonction de la population qui accèdera à du contenu de cette collection de sites (par département par exemple):

Page maître
Images
Templates de sites et de listes
Web parts

Une collection de sites possède toujours un site racine.

4) Sites et sous-sites

Jusque là, nous avons beaucoup parler des ITs, un peu des développeurs mais peu des utilisateurs finaux pourtant moteurs pour tout ce qui est contenu au sein de notre SharePoint.

A ce niveau nous pourrions ne parler de gestion de contenu. Selon les droits dont ils disposent, les utilisateurs peuvent:

Créer des sites
Créer des listes
Attacher des workflows à des listes
Assigner des permissions
Restaurer des données supprimées
Et bien d’autres choses encore!

A ce niveau, seul le bon sens et les règles définies par votre entreprise ont de l’importance. Peu importe où se trouve les données, elles seront physiquement stockées au même endroit. Cela ne veut pas pour autant dire que l’on doit placer nos données partout et n’importe comment. Profitez des possibilités de SharePoint comme l’héritage des permissions pour gérer de manière efficace vos sites.

Il est techniquement possible d’ajouter du code ou des outils de reporting aidant à la gestion mais il ne faut pas négliger la formation des utilisateurs qui recevront les droits de créer des sites.

Un exemple de hiérarchie de sites:

Ferme
- Application Web 1
  - Collection de sites A (avec le site d’entrée)
    - Site A.1
      - Site A.1.1
      - Site A.1.2
    - Site A.2
      - Collection de sites B (avec le site d’entrée)
        
        Site B.1
        
        Site B.1.1
        
        Site B.1.1.1
        
        Site B.2
- Application Web 2
  - Collection de sites C (avec le site d’entrée)
    - […]
  - Collection de sites D (avec le site d’entrée)
    - […]

A vrai dire, il serait encore possible de rédiger sur ce sujet durant des heures mais je pense que ce post permettra déjà à bien des gens d’avoir un aperçu du pourquoi il est important de se renseigner préalablement à la mise en place de votre SharePoint.

Session SharePoint: Utiliser des données externes au sein de SharePoint 2010 à l'aide de Business Connectivity Services ce 23/02/2011, de 18:30 à 20:30

Didier Danse — Fri, 18 Feb 2011 15:11:04 GMT

SharePoint devient, au fil du temps, le point d'entrée pour accéder à l'ensemble des données de l'entreprise de par les fonctionnalités avancées proposées par cette solution.

Cette session, destinée aux développeurs et architectes SharePoint, a pour but de montrer comment utiliser des données présentes dans des systèmes d'information externes à SharePoint, de manière totalement intégrée. Nous verrons comment utiliser différents types de sources de données .NET et WCF.

N’hésitez pas à nous rejoindre pour discuter de ce topic.

Infos et inscriptions: http://www.dotnethub.be/DnhEventManager/EventDetail.aspx?eventId=15

SharePoint: How to display simple external page, a folder or a web application integrated in SharePoint

Didier Danse — Fri, 18 Feb 2011 14:55:37 GMT

Displaying an external is quite often required by the users. To do this, here is a small procedure to perform this operation:

In the page you want to display the embedded page, click on “Edit Page” if you have the update permission for this page. Add a web part and select Content Editor.

After this, you will have to indicate the corresponding page.

For example, fill the information with www.google.be. The page is now visible as an embedded page.

You can do the same and display a Shared Folder. Logon user permissions will still be applied.

____

Didier Danse – http://didierdanse.net

Microsoft Most Valuable Professional SharePoint
Devoteam Luxembourg – Devoteam Group

SharePoint Health Analyzer: “Built-in accounts are used as application pool or service identities” but I don’t find the service in the services list. What can I do?

Didier Danse — Sat, 05 Feb 2011 15:20:22 GMT

If your service account is not in the services list (i.e. SPTraceV4), you will not be able to manage the service through the central administration user interface. As you should use SharePoint to perform this operation, you will have to use PowerShell. You can use the following script:

       $servicename = "SPTraceV4"

      $managedaccountname = "DOMAIN\sp_admin"

      $farm = Get-SPFarm

      $SPTimerv4 = $farm.Services | Where {$_.Name -eq $servicename}

      $SPTimerV4NewAccount = Get-SPManagedAccount $managedaccountname

      $SPTimerv4.ProcessIdentity.CurrentIdentityType = "SpecificUser"

      $SPTimerv4.ProcessIdentity.ManagedAccount = $SPTimerv4NewAccount

      $SPTimerv4.ProcessIdentity.Update()

As you can see, you will have to use a managed account. If your account is not yet registered as a managed account, you will have to register it before performing this operation.

____

Didier Danse
Devoteam Luxembourg – Devoteam Group

SharePoint: How to activate anonymous access

Didier Danse — Wed, 02 Feb 2011 18:54:19 GMT

The following screenshots are based on SharePoint 2010 but the way to do the operation is the same with SharePoint 2007.

SharePoint can be used for Public Internet facing web sites. Internet web sites are mostly available for anonymous users. By default, SharePoint ask for credentials, which is not the expected behavior for these Internet sites.

SharePoint can be easily opened to anonymous users. Just follow these steps:

Enable anonymous access for the web application

As authentication settings are active at web application level, you have to go to the Central Administration > Application Management

Select the Web Application you want to use and click on Authentication Providers

The default authentication provider is Windows. Click on default and you will be able to manage some settings for this provider.

One of them is Anonymous access. Check the corresponding check box and now you can set some permissions for anonymous users.

Global permissions for anonymous users

Back to the Web applications list. Click on Anonymous Policy.

You can now set global permissions for anonymous users.

Allow anonymous users to access your site

Go to your public web site.

Depending on your architecture, login prompt is display or not. When you are authenticated with an account that has access to site settings, click on Site Permissions.

Because you have activated the anonymous access at Web application level, you have a button in the ribbon named Anonymous access.

Select the permissions for the anonymous access

That’s all! Now anonymous users can access your SharePoint site! That’s the first step in implementing Web Content Management using SharePoint.

____

Didier Danse
Devoteam Luxembourg – Devoteam Group

SharePoint: How to create a site collection and store data in a specific database

Didier Danse — Sun, 02 Jan 2011 18:25:05 GMT

Databases management is important. As SharePoint use a lot of databases, databases management is an important element. Because of this, a specific database is used for storing some specific group of data. Generally, the group of data is the site collection scope.

By default, user interface doesn’t allow to create a site collection and use a specific database.

There is different ways to perform the operation depending on your needs:

Use of STSADM createsiteinnewdb command;
Use of New-SPSite Powershell command;
Use of user interface to change databases status.

STSADM createsiteinnewdb command

The createsiteinnewdb has the same objective than createsite command but there are some extra parameters. 4 of them concern database settings:

databaseuser;
databasepassword;
databaseserver;
databasename.

So you create a new database and use it to store your site collection data.

For more information about createsiteinnewdb, visit the following site: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262407(office.12).aspx

New-SPSite Powershell command

Powershell is powerful in the SharePoint context. New-SPSite command can be used to create your site collection and store data in a specific existing database (ContentDatabase parameter). So if you want to create a new DB, you have to perform the operation before using New-SPSite.

Here is a sample of this command:

New-SPSite http://<sitecollectionUrl> -OwnerAlias “<domain>\<user>” -ContentDatabase <DB_Name> -Name “Demo”

For more information about New-SPSite, visit the following site: http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff607937.aspx

User interface and database status

SharePoint databases have two statuses:

Ready ;
Offline.

Offline seems to be “Not available” but exact meaning is “when the database status is set to Ready, the database is available for hosting new Site Collections. When the database status is set to Offline, no new Site Collections can be created”. Offline DBs can still be used for the existing site collections.

So you can manage available databases. To perform this operation, go to the central administration and follow this path:

Central Administration > Application Management > Manage content databases

This last link points to: http://<SharePointCentralAdminUrl>/_admin/CNTDBADM.aspx

Set all databases statuses to Offline except for the one you want to use.

If all databases are set to Offline, you will receive the following error message when trying to create a new site collection:

The operation that you are attempting to perform cannot be completed successfully. No content databases in the web application were available to store your site collection. The existing content databases may have reached the maximum number of site collections, or be set to read-only, or be offline, or may already contain a copy of this site collection. Create another content database for the Web application and then try the operation again.

Go back to content databases management page and set a database as Ready.

Now you can plan backup for databases easily.

MVP pour la sixième année consécutive

Didier Danse — Sun, 02 Jan 2011 18:15:20 GMT

Le titre est plus qu’explicite: Je suis à nouveau MVP sur la plateforme SharePoint et cela pour la seconde année consécutive. Auparavant, j’ai 4 ans sur la technologie ASP.NET m’ont permis d’avoir une bonne connaissance de cette technologie.

En tout cas, voilà une bonne nouvelle! Cette année 2011 démarre plutôt bien et mes objectifs pour cette année sont clairs: promouvoir SharePoint, la notion de Workflow, le document management et toutes les autres fonctionnalités trop peu exploitées!

La collaboration entre Devoteam Guidance Luxembourg (www.devoteam.lu) et moi-même me permettra par ailleurs d’atteindre ces objectifs. J’en profite par ailleurs pour indiquer que nous sommes à la recherche d’une nouvelle recrue pour compléter l’équipe SharePoint. Des infos? Contactez-moi!

En espérant écrire un post similaire l’année prochaine

An existing SharePoint web application “cannot be found”, why?

Didier Danse — Sun, 12 Dec 2010 17:55:53 GMT

When you develop with SharePoint, sometimes you have some confusing errors. Here is one of them…

The complete error message is

The Web application at http://<servername>/<sitename> could not be found. Verify that you have typed the URL correctly. If the URL should be serving existing content, the system administrator may need to add a new request URL mapping to the intended application.

It is not complex to succeed having this code working. Just look at the following screenshot:

Now it is running. So, what’s the difference?

Have a look to the toolbar and you will see the only difference…

Yes, this message is not clear but the main cause is that you are developing a application targeting x86 (32 bits) environment and running it on a 64 bits environment… Be careful about this. Do not forget to use development, test and production environments with similar configurations.

Print as PDF option with Office 2010

Didier Danse — Tue, 01 Jun 2010 12:34:00 GMT

Because Microsoft released a Print as PDF addin for Office 2007, a lot of people have the same reaction: go to the Internet and search for Print as PDF addin for Office 2010 but they don’t find any download.

With Office 2010, we should call this feature Save as PDF. Let’s have a look to the save as file type options:

You will find PDF (*.pdf) option. That’s all…

Enter the real interoperability ECM World with Content Management Interoperability Services (CMIS)

Didier Danse — Mon, 31 May 2010 18:17:14 GMT

How many times did you hear “This product is better for this part and this product is better for all the rest”? I am pretty sure that you are not able to answer this exactly. Most of you will say “a lot of time”. Every time there is this question, we heard “We will integrate both solutions”. But what does “integrate” mean? Most part of time, the answer is “develop custom features that will meet the other solution web services specifications”. It works… until any change!

More ways two solutions can communicate more issues you will face out. Because of this, ECM leaders (Microsoft, IBM, EMC, Alfresco, OpenText, SAP and Oracle) worked on interoperability specifications for a lot of months (about two years!) and proposed a standard way to implement communication points in the major ECM solutions. This standard is called Content Management Interoperability Services (CMIS). CMIS will reduce difficulties about interoperability in a heterogeneous environment.

This specification has been proposed to Oasis consortium. After public vote, CMIS specifications have been approved.

Read the complete announcement from Oasis : http://www.oasis-open.org/news/oasis-news-2010-05-04.php

Normally, CMIS Connector will be available in the beginning of July through the SharePoint Administrator Toolkit. We hope that all vendors will implement and deploy CMIS soon.

Utilisation de Selenium dans un contexte SharePoint

Didier Danse — Sat, 29 May 2010 19:25:09 GMT

Peu importe la technologie ciblée lors d’un développement, il convient de réaliser un maximum de tests. Malheureusement on est généralement confronté à un problème simple: quel outil choisir pour la réalisation de ces tests.

Dans un environnement Microsoft, on serait tenter de mettre en avant les outils de tests présents dans Team System. Cependant, parfois il n’est pas nécessaire de mettre un autre produit, gratuit. En l’occurence, ce post a pour but de montrer l’utilisation de Selenium, outil de tests web.

Selenium se décline en divers modules. Sur cette base, des tests ont été effectués avec :

Selenium IDE (plugin Firefox)
Selenium RC

Selenium IDE

L’IDE permet d’enregistrement une suite d’actions et de la rejouer rapidement. Pour cela, Selenium ajoute du code lui permettant d’effectuer les dites actions sans intervention humaine.

Durant les tests effectués, il est arrivé que Selenium ne puisse rejouer les tests qu’il a lui-même enregistré, cela a cause des identifiants qui varient d’un chargement à l’autre de la page ou d’autres modifications du genre.

Les points positifs de Selenium IDE :

Open Source ;
Fonctionnalités globales permettant de couvrir des scénarios simples et systématiques.

Les points négatifs de Selenium IDE :

Ne fonctionne que sur Firefox ;
L’interface manque de convivialité. Certaines actions simples et fréquentes nécessitent des opérations manuelles dans des fichiers ;
Par défaut, pas d’utilisation possible de boucles ;
Par défaut, pas d’utilisation possible de conditions ;
Nécessité de travailler avec des tests à part entière et donc impossibilité de « passer des paramètres » à une activité sans pour autant placer ces conditions ;
La multiplication des scénarios nécessitent cette même multiplication des tests proprement dits. Toute modification doit se faire sur l’ensemble des tests dupliqués.

Selenium RC

Selenium RC (Remote Control) est un serveur qui fait office de Proxy (l’application envoie une requête à Selenium RC et Selenium la transmet au serveur destinataire). Comme pour l’IDE, il ajoute du code javascript lui permettant d’accéder et manipuler la page.

Les points positifs :

Open Source ;
Multi-navigateurs ;
Apprentissage rapide (pas de nouvel outil car possibilité d’utilisation du langage de prédilection du développeur) ;
Possibilité de créer une librairie d’objets réutilisables afin d’éviter les erreurs, d’avoir des opérations communes et aussi d’accélérer la réalisation de tests ;
Meilleure gestion des informations affichées (il n’est pas nécessaire de faire du nettoyage) ;
Possibilité d’étendre plus facilement les fonctionnalités de Selenium ;
Facilité de mise en œuvre de tests qui peuvent utiliser comme source des fichiers, une base de données ou tout autre chose qui est géré par la technologie utilisée.

Les points négatifs :

Nécessité d’installer Java sur la machine qui sert de proxy (il est possible d’utiliser un seul serveur pour différentes personnes).

Pour lancer des tests au travers de Selenium RC, il est nécessaire d’écrire du code chargé de dialoguer avec Selenium RC lui même responsable de charger et d’injecter les informations nécessaires dans les pages.

Exemple simple de code utilisable dans un contexte SharePoint. Le code parle de lui-même :

foreach (string groupName in groupNames)
{
    #region Add user to group

    if (!SPTests.ExistsGroup(groupName))
        Assert.Fail("Group '" + groupName + "' doesn't exist");
            SPTests.AddMemberToGroup(TESTUSER1_USERNAME, groupName);

    if (isISAServerUsed) SPTests.DisconnectCurrentUser();

    SPTests.OpenPage(rootRelativeUrl, possibleTitles);
    #endregion

    #region Operations
    SPTests.Authentication_ISAServer(TESTUSER1_USERNAME, TESTUSER1_PASSWORD);

    // Operations with current user
    if (isISAServerUsed) SPTests.DisconnectCurrentUser();
        SPTests.OpenPage(rootRelativeUrl, possibleTitles);
    #endregion

    #region Remove user from group
    SPTests.Authentication_ISAServer(ADMINUSERS_USERNAME, ADMINUSERS_PASSWORD);    
    SPTests.RemoveMemberToGroup(TESTUSER1_USERNAME, groupName);

    if (isISAServerUsed) SPTests.DisconnectCurrentUser();
        SPTests.OpenPage(rootRelativeUrl, possibleTitles);
    #endregion
}

______

public void RemoveMemberToGroup(string memberName, string groupName)
{
    OpenGroupPage(groupName);
    selenium.Check("//input[@account='" + memberName + "']");

    try
    {
        selenium.ChooseOkOnNextConfirmation();
        selenium.RunScript("BLOCKED SCRIPTBtnRemoveUsersClick(currentViewId, true);");
    }
    catch (SeleniumException)
    {
        // Handle SeleniumException because of Confirmation not allowed. Deletion is ok
     }            
}

Documentation au sujet de Selenium: http://seleniumhq.org/docs/index.html

Selenium ne permet d’effectuer que des tests simples. Pour réaliser des scénarios ou encore des tests de charge, PushToTest TestMaker est l’outil idéalement. Le prix est relativement peu élévé par rapport aux fonctionnalités proposées. Pour plus d’info: http://www.pushtotest.com/index.php/comparison.

Software Development Kits and Training Kits available for developers

Didier Danse — Sun, 23 May 2010 21:15:50 GMT

A few days ago, someone ask me where he was able to find some information about SharePoint and Office development. Here are some interesting links:

SharePoint 2010: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=en&FamilyID=f0c9daf3-4c54-45ed-9bde-7b4d83a8f26f

SQL Server 208 R2: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=FFFAAD6A-0153-4D41-B289-A3ED1D637C0D&displaylang=en

Office 2010: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=b90fadab-f4f9-4452-aa61-ed7bd5d8111e&displaylang=en

Identity: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=C3E315FA-94E2-4028-99CB-904369F177C0&displaylang=en

There are others SDK and Training Kits that are available. Do not hesitate to do have a deeper look to.

Windows Server 2008 Server doesn’t detect any wireless, what can I do?

Didier Danse — Sat, 22 May 2010 08:15:07 GMT

You installed your wireless network adapter and you feel happy until you see that Windows Server 2008 (R2) is not able to find any network. Does your adapter is not compatible with Windows Server 2008? Maybe… But before buying another one, be sure that Windows Server has the Windows LAN Service feature is active.

Go to the server Configuration tasks. Click on Add features.

Check Wireless LAN Service

and enjoy!

Thanks a lot to Marc Donnay for the tip!

SharePoint 2010 Certifications

Didier Danse — Fri, 21 May 2010 06:24:40 GMT

New SharePoint certifications are (nearly) here. By reading the content of these certifications, it seems that they are a little bit difficult compared to previous SharePoint certifications.

You will find more information by following the links:

Exam 70-667: TS: Microsoft SharePoint 2010, Configuring http://www.microsoft.com/learning/en/us/exam.aspx?ID=70-667&locale=en-us

Exam 70-668: PRO: Microsoft SharePoint 2010, Administrator http://www.microsoft.com/learning/en/us/exam.aspx?ID=70-668&locale=en-us

Exam 70-573: TS: Microsoft SharePoint 2010, Application Development http://www.microsoft.com/learning/en/us/exam.aspx?ID=70-573&locale=en-us

Exam 70-576: PRO: Designing and Developing Microsoft SharePoint 2010 Applications http://www.microsoft.com/learning/en/us/exam.aspx?ID=70-576&locale=en-us

How to show Developer tab in Office 2010

Didier Danse — Mon, 17 May 2010 11:50:58 GMT

Because there is some changes in Office 2010 about the way to display the developer tab in Microsoft Office 2010, here is a quick update about how to do this with Office 2010.

The following screenshots come from Microsoft Word.

Go to File tab;

In the Customize Ribbon zone, check Developer menu item.

Go back to your application. The developer tab is there.

SharePoint 2010: All about Document Set

Didier Danse — Sun, 16 May 2010 19:56:45 GMT

There is a lot of situations that requires the use of multiple files. These files are grouped and has to be considered as an unique item.

With SharePoint 2007, the only way to group documents together were to use folders. Now we have a way to manage, edit and shared metadata between each element of a group of files directly in the user interface without any custom development. This feature is named Document Set.

Document set is new in SharePoint 2010 and is really an interesting concept that we were waiting for a long time. So let have a global overview of this new content type available as a site collection feature.

Quick overview

When adding a new document set, this screen pops up:

After saving the new document set, it is available as an item in a SharePoint document library.

Document set is displayed as a web page with some metadata about the document set and a list with contained documents.

As you may know, ribbon is new in SharePoint 2010 and is available on each page. When a document set is loaded, the following ribbon items are available. We will discuss each of these features in the next paragraphs.

Versioning

There is the possibility to create version of a document set and also versions for the documents in the document set. So you can create a lot of documents versions before creating a document set version.

Document versioning is performed as usual. According to your settings, new version is created when uploading the document or modify it. Version history is similar to the feature that was available in SharePoint 2007.

Because Document Set is a content type, we can use versioning and so on. Document set version is a snapshot of related documents with the latest versions captured when clicking on Capture Version in the ribbon.

Because minor versions can be considered as draft, we can check which documents versions should be used:

Latest major versions only;
Latest major or minor versions.

We also have the possibility to add a comment to the document set version.

Document set version history will display versions of the document set itself but also the captured versions of the documents in the document set.

Metadatas

Metadatas can be shared (applied) across the different documents in the document set. So you just have to add the metas to the document set and every document in the document set will use the same metadatas.

It is a very simple feature but it is really something that was missing before. Now you can perform more efficient searches as every file has the metadata on it.

Workflows

Version capture and content changes can happened on document sets. These events can be used to run workflows. Really useful for global approve on a set of documents.

Because documents contained in the document set are group of unique documents, workflow can be attached to each document as we did with SharePoint 2007.

By using both workflow levels, we can run a lot of scenarios. Approval can be applied to individual documents and to a set of documents.

Permissions

Permissions set at document level are, by default, inherited from the document set itself.

You can configure permissions on each individual document within the document set. Sometimes it is necessary to grant access to a document to a particular user but not all the other documents. That’s the same way to manage permissions within a document library.

Because there is a lot of other possibilities, we will just tell that every feature available at document level is available for document set level. Just remember that document set is considered as an item.

Download

Unfortunately, there is no way to download all the files in the document set.

Document Set Welcome page

Document set have welcome page that can be customized. As you can see on the following screen, there is the possibility to add some web part on the welcome page of a document set.

It can really be useful for displaying information about the document set itself as the document set is can be considered as an single item or a set of different files that are related each other.

How to set up document set?

Document set is a content type. Content type will be available as soon as Document Sets feature will be activated. You need to have permissions at site collection level before activating this feature.

To enable this content type, go through the following screens:

Click on Site Settings

Go to Site collection features

Activate the Document Sets feature

The new content type is now available but need to be activated at document library level.

Click on Library Settings for the library that will contains Document Sets

You have to go to the advanced settings page…

… and then check the allow management of content types box.

On the Settings page, click on Add a new content type

Now, Document Set is available in your document library

Have a great day!

Microsoft License Advisor

Didier Danse — Fri, 14 May 2010 22:07:04 GMT

Do you need to have information about Microsoft licensing? There is a website that is available from Microsoft. You can configure products and calculate costs.

http://www.microsoft.com/licensing/mla/default.aspx

According to first tests, it should be interesting that the tool select automatically requirements. Merging information on product description with information in the tool will permit to have a global overview of cost.

SharePoint 2010 Foundation Language Packs available

Didier Danse — Tue, 11 May 2010 20:36:22 GMT

To download it, follow the link: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=en&FamilyID=646e311a-aaf3-4d30-b03c-2f3c70d19a22

Installation is really easy. The only point that can cause some trouble is the correct language pack download. Most of SharePoint administrators have already download English Language pack instead of expected file. Indexes in Google or Bing contains information in different languages. This content is related to the same url. But depending on your regional settings, page will certainly be displayed in English. That’s why a query using French terms will bring us to a English Language Pack download page and we install English Language Pack on a SharePoint in English. So be sure to select the correct language as shown on the following screenshot:

Note that most usual Language Packs use between 110 and 170MB. Here is a sample with French L.P. (We can show that filename that is send by download server is not really explicit):

After this, you know what to do… next, next et next :-)

As indicated, be sure to run the configuration wizard as soon as you have the possibility!

After this, go to the site settings of a SharePoint site. You’ll see a Language settings.

By clicking on the link, you will have the possibility to select available languages for your site:

Users will be able to select the display language they prefer…

Everything that is "out-of-the-box" is translated (menus, ribbon, …)

There is a lot of other features about multilinguism. I will certainly publish some other posts about it in the next few weeks.

Les Language Packs SharePoint 2010 Foundation sont là

Didier Danse — Tue, 11 May 2010 20:18:44 GMT

Ils sont dispos et prêts à être installés depuis l’URL suivante: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=en&FamilyID=646e311a-aaf3-4d30-b03c-2f3c70d19a22

L’installation ne pose guère de soucis, c’est pourquoi nous n’en ferons qu’un rapide aperçu. Mais démarrons par la plus grosse difficulté dans ce processus… Le choix de la langue du language pack! Et oui, la majorité d’entre ont eu le cas de télécharger un language pack anglais en lieu de celui voulu. Google ou encore Bing indexent les pages dans les différentes langues tandis que l’url reste identique. Lors d’une recherche, nous arrivons donc sur la dite page dont la langue correspond à vos paramètres et non à notre recherche. Et c’est ainsi qu’on installe un language pack en anglais sur un SharePoint qui l’était tout autant. Sélectionnez donc bien la bonne langue dans l’encadré rouge ci-dessous:

Notez qu’il faut compter entre 110 et 170MB pour les languages packs les plus courants. Voici un exemple avec le language pack en français (notez que le nom du fichier envoyé par le serveur de download n’est pas très explicite à ce sujet):

Et voilà, le plus dur est passé, la suite, vous la connaissez… next, next et next :-)

Comme indiqué, n’oubliez pas d’exécuter le wizard de config dès que le temps vous le permet!

Une fois fait, rendez-vous dans un site quelconque. Dans les site settings, vous y trouverez un lien Language settings.

En suivant ce lien, vous pourrez ainsi indiquer les langues qui peuvent être utilisées dans ce site comme indiqué sur la capture d’écran suivante:

Les utilisateurs pourront dès lors sélectionner la langue qui leur convient le mieux.

Tout ce qui est "out-of-the-box" est ainsi traduit (les menus, le ruban, …).

Il existe bien d’autres fonctionnalités autour du multilinguisme. Nous en reparlerons certainement dans les prochaines semaines tant elles sont utiles et intéressantes dans cette version 2010 de SharePoint.

SharePoint: How to modify passphrase?

Didier Danse — Thu, 06 May 2010 09:11:00 GMT

When installing SharePoint, you have to define a passphrase which is used for service accounts and other stuff. As usual in a test envrionment, you lost the passphrase and you need to change it.Once again, Powershell is the solution.

First thing, we have to see which CmdLet is available to perform passphrase operations…

PS C:\Users\Administrator> get-command *passp* 

CommandType     Name                            Definition 
-----------     ----                            ---------- 
Cmdlet          Set-SPPassPhrase                Set-SPPassPhrase -PassPhrase...

There is only one. Passphrase need to be a secure string so we have to convert our passphrase to a secure string.

PS C:\Users\Administrator>  $passphrase = ConvertTo-SecureString -asPlainText -Force 

cmdlet ConvertTo-SecureString at command pipeline position 1 
Supply values for the following parameters: 
String: P2ssw0rd

We can use the secured version of the passphrase in the set method to change the stored passphrase:

PS C:\Users\Administrator> Set-SPPassPhrase -PassPhrase $passphrase -Confirm 

cmdlet Set-SPPassPhrase at command pipeline position 1 
Supply values for the following parameters: 
ConfirmPassPhrase: ******** 

Confirm 
Are you sure you want to perform this action? 
Performing operation "Set-SPPassPhrase" on Target "SPPassPhrase". 
 Yes   Yes to All   No  [L] No to All   Suspend  [?] Help 
(default is "Y"):y

Easy to do, isn’t it?

SharePoint Quotas Overview

Didier Danse — Wed, 05 May 2010 09:46:36 GMT

SharePoint comes with an interesting feature: Site quotas. It is quite easy to implement it but there is still a lot of questions about this. SharePoint quotas are used the same way with SharePoint 2007 and SharePoint 2010.

First of all, a short definition of quota term: Quota is a restriction of quantity. In the case of SharePoint, quantity is data volume.

Quota scope

Quota can be used at site collection (SPSite) level only. There is no way to use it with site (SPWeb) or list. It is quite important to know this limitation as logical architecture will be impacted by quota needs.

Quota template

Quota template is a set of three properties:

Template Name;
Limit site storage;
Warning email level

These properties are configurable through the interface.

You can configure quota templates through the user interface in the central administration. Because of this, you need farm administrator permission.

Full Quota template user interface:

Applying / removing quota to / from a site collection

In the Central Administration, you can apply quota to a site collection.

You can also use the object model (SPSite.Quota) or Powershell to perform this operation.

Storage Space Allocation page

As a site collection administrator, you can have a overview of the space used by documents in the site collection. Just go to the site collection settings and click on Storage space allocation. This link will show the following page: /_layouts/storman.aspx">http://<site_url>/_layouts/storman.aspx

If the link is not available, it is pretty sure that quotas are not active on your site collection. You can try to navigate directly to the page but you will see a error message instead :-) This message is

The storage space allocation page cannot be used for sites that do not have a storage quota defined.

So, have a quick overview of these simple but useful reports. You will have the choice between several display modes. First one is “Document libraries” as it is the most space consumer.

But you also have to possibility to list files instead of libraries…

Unfortunately, we cannot have access to more than 100 items using the interface. The only way to do this is to create a custom page.

Hope it helps! Have a good day

Urbaniser son système d’information, un mal pour un bien?

Didier Danse — Mon, 19 Apr 2010 18:25:12 GMT

Article publié dans le IT Pro Magazine de février 2010

Quelque soit le contexte, l’information est un principe fondamental de la stratégie d’une entreprise. Cette information trouve aisément sa place au sein d’un système d’information à l’aide de classifications diverses et de méthodes pour retrouver aisément celle-ci. Ce dernier est ainsi un outil essentiel pour l’entreprise.

Depuis déjà plusieurs décennies, l’informatique est devenu un outil utilisé pour mettre en place ce système d’information et ainsi stocker des informations sous une forme structurée dans un format électronique permettant de dématérialiser et d’automatiser toute une série d’actions en rapport avec des procédures d’entreprise. Cette automatisation diminue la charge de l’humain en réduisant le nombre de tâches répétitives telles que le calcul des totaux des factures, la recherche d’une adresse ou encore l’échange d’informations entre personnes. Un système d’information, informatisé ou non, doit, pour être utilisé de manière efficace, refléter les processus métiers ainsi que les actions et interactions entre différentes entités. Depuis quelques années, ce système est devenu également la source d’informations utilisée pour aider à la décision.

Lorsque l’on parle d’un système d’information informatisé, on pense généralement base de données, données qui les constituent ou encore le matériel proprement dit. Cependant, il est généralement omis de tenir compte du facteur humain. Nous y consacrerons un paragraphe entier car il est primordial d’en tenir compte pour obtenir un système d’information efficace.

Le système d’information au fil du temps

Au fur et à mesure que le temps passe, l’entreprise s’enrichit de nouvelles applications et de nouvelles fonctionnalités. Selon les fonctionnalités souhaitées ou simplement le choix des intervenants, les technologies utilisées peuvent s’avérer différentes. Le système d’information est ainsi rapidement hétérogène, les solutions et applications ne pouvant malheureusement pas toujours communiquer entre elles.

Chaque jour, de nouveaux besoins fonctionnels ou encore techniques se font sentir. C’est ainsi que, pour répondre à cette demande, il est fréquent de voir de nouvelles couches techniques ou de nouvelles solutions bricolées autour de ces applications afin de remédier aux lacunes de celles-ci. Ces modifications ont pour effet de créer ce que l’on appelle communément l’effet spaghetti, rendant les nouvelles extensions, corrections et interconnexions difficiles.

Par ailleurs, ces problèmes d’extension et d’interconnexion s’accentuent d’autant plus lors de la fusion de deux sociétés ou encore lors de la mise en place de la notion de partenariat avec des acteurs extérieurs à l’entreprise. C’est ainsi qu’il faut malheureusement parfois se résigner à dire que l’informatique est complexe. Généralement, la cause de cette complexité est le manque de connaissance du système d’information. Il est donc important de garder à l’esprit que pour informatiser efficacement un système d’information, celui-ci doit suivre les entités métier, les règles qui lui sont appliquées et enfin les processus dans lesquels ces entités ont un rôle.

Pour tendre vers un système d’information réellement efficace, il est donc conseillé de fréquemment se poser des questions telles que « Quelle est la cible marché de l’entreprise ? », « Comment dois-je bâtir et faire évoluer le système d’information de manière à ce qu’il accompagne la stratégie de l’entreprise ? ».

L’urbanisation

L’urbanisation est un concept plus souvent connu au niveau d’une ville bien que dans ce contexte, il est plus fréquent d’entendre parler d’urbanisme plutôt que d’urbanisation. Le terme urbanisation est quant à lui pratiquement toujours utilisé dans le contexte informatique, mettant l’accent sur la durée importante du processus.

L’urbanisation d’une ville a pour but de réaliser le plan de cette ville, quartier par quartier et ce afin de rendre l’aspect global cohérent, de faciliter et simplifier l’ensemble de la ville mais aussi de faciliter la communication entre ces quartiers. Cette notion peut être appliquée à tout système d’information. Comme pour une ville, cette opération suivra les stratégies et les besoins du point du vue métier.

L’urbanisation doit se faire selon plusieurs étapes. La première étant l’inventaire de l’existant, ce que nous appellerons cartographie. Ensuite, le système devra évoluer pour tendre vers une solution respectant les différents objectifs et contraintes. Mais pour réussir un projet d’urbanisation, il est nécessaire de l’introduire au plus tôt et de progresser petit à petit en mettant tout d’abord en place les échanges entre entités en privilégiant les entités globales puis en entrant dans le détail. L’urbanisation doit être organisée, monitorée et cadrée. Pour cela, il est conseillé de mettre en place un groupe de travail qui veillera à la cohérence du tout.

La cartographie du système d’information

Les décideurs et architectes doivent être au courant du système d’information, cela c’est clair pour bien des gens. Mais il serait également souhaitable que chaque intervenant au sein de ce système en connaissant les fondements de la structure. C’est ce que permet la cartographie du système d’information.

La cartographie doit, idéalement, être la plus complète possible, allant de l’aspect métier aux détails de tous les échanges entre applications au niveau technique.

Le métier

Bien que l’on parle d’un système informatisé d’information, il est primordial de tenir compte de l’aspect métier et des différents acteurs qui tournent autour de celui-ci. Ainsi, il est intéressant de démarrer par la partie métier afin d’y faire apparaitre les processus, les objectifs mais aussi les contraintes telles que le suivi de Sarbanes-Oxley.

L’aspect fonctionnel

Ensuite, on identifiera les différents objets métiers et les fonctions utilisées par ces objets. Ces objets doivent se trouver en lien avec le métier et les processus métier afin d’identifier les référentiels et les différents échanges entre entités.

Les serveurs et applications

Bien entendu, l’aspect technique de l’environnement est important, si bien qu’il faut qualifier l’ensemble de l’architecture du point de vue physique et logique, sans oublier les serveurs de backup. On veillera à adapter l’architecture et les environnements en fonction des contraintes fixées par le métier.

Parmi les applications, on distinguera également les applications généralistes de celles qui sont personnalisées pour l’entreprise. Ces premières proposent de plus en plus de connecteurs, permettant de plus aisément les intégrer dans une architecture orientée services alors que les applications maison devront éventuellement être remaniée.

Enfin, on veillera à faire le lien entre l’architecture physique et l’architecture logicielle afin de mettre en avant les informations nécessaires à chaque application telles que le stockage, les accès et les performances.

La technique

Enfin, l’ensemble des règles de construction doivent être également identifiés. Ces règles peuvent concerner les techniques de développement ou encore l’infrastructure.

Que faire une fois la cartographie effectuée ?

Une fois l’ensemble du système cartographié, il s’agit de planifier l’ensemble des modifications à effectuer pour tendre vers un système cohérent et modulaire correspondant au métier de l’entreprise. D’un point de vue technique, il s’agit dès lors de migrer, en profitant de cette phase pour effectuer du nettoyage ou de la conversion de code tout en consolidant et mutualisant les serveurs afin d’utiliser l’ensemble de son environnement au maximum. On profitera également pour diminuer les couches techniques et mettre en place de la communication entre les différentes applications.

L’interopérabilité entre applications

Nous l’avons vu, il est souhaitable de rendre les applications modulaires et communicantes.

Une Architecture Orientée Services (SOA) permet de mettre en communication différentes applications présentes au sein d’une entreprise au travers de services réutilisables. Les communications depuis et vers des applications s’effectuent selon deux bus : le bus applicatif permettant de faire communiquer les applications entre elles et avec le système et le bus de services utilisé par les utilisateurs au travers de la notion de services.

On parle de SOA lorsque les services respectent la neutralité par rapport au protocole utilisé par le consommateur, le couplage faible entre le fournisseur et le consommateur ainsi que la granularité permettant au consommateur de faire appel à un service sur base d’une définition sans en connaitre l’implémentation. Chacune des applications doit également gérer efficacement l’ensemble des entités qui la compose. On parle dès lors de cohérence forte.

Le facteur humain

Comme nous l’avons dit à plusieurs reprises, un système d’information ne doit pas se limiter à l’aspect technique. L’humain est un élément très important.

Effectivement, l’ordinateur est capable d’effectuer des actions répétitives, ou suivant un processus bien défini, et programmées au préalable. Parmi ces actions, nous pouvons parler de la recherche, du tri ou encore de la génération de statistiques. Quant à l’humain, celui-ci possède quelqu’un chose que l’ordinateur ne possède pas. Il est en effet capable d’analyser et d’interpréter des informations sur base desquelles il prend des décisions.

En contrepartie de cette aide informatique, cela sous-entend que l’entreprise attend de plus en plus de ses employés, ce qui n’est pas toujours pris positivement par ces personnes, ce qui peut amener des réticences et des difficultés lors de l’urbanisation du système d’information. Ainsi, l’aspect humain n’est pas du tout à négliger.

Pour espérer une réussite totale de l’urbanisation, il sera nécessaire à chacun de permettre aux autres employés d’avoir des responsabilités et de travailler au sein de groupes de travail ayant pour objectif d’analyser les processus.

Urbaniser à quel coût ?

Parler d’urbanisation à un décideur provoquera à coup sûr le questionnement suivant : « Quel est le retour sur investissement ? ». Il est vrai que si l’on regarde sur du court terme, le retour est assez faible au vu du nombre d’opérations à effectuer pour tendre vers un système efficace.

En parallèle, il est intéressant de calculer le coût lié à la maintenance des solutions actuelles. La multiplication des solutions a souvent pour conséquence la multiplication des serveurs, des opérations de maintenance ou encore des corrections. Bien que toutes les opérations nécessitent l’appel à des intervenants, les corrections ont cependant le plus fort impact budgétaire puisqu’en plus de consommer du temps, elles fatiguent les intervenants, le tout pour des opérations que l’on peut considérer comme n’étant pas orientées vers le futur.

A l’inverse, la diminution du nombre de serveurs, la diminution de la perte d’information ainsi que la diminution des séances de formation permettent effectivement de diminuer le coût global de l’informatique dans l’entreprise. De plus, de par la réutilisabilité des services exposés, lors de la mise en place d’une nouvelle possibilité, le coût est bien en deçà de ce que serait le coût classique.

Ainsi, si l’on compare le coût d’urbanisation au coût de maintenance, il s’avère que, même pour un nombre de fonctionnalités identiques, l’urbanisation est plus intéressante financièrement pour peu que l’on se fixe des objectifs à moyen terme et que l’on dispose d’un minimum d’argent à investir. Alors prêt ? Cartographiez !